Informativa sulla privacy

Aon è un’azienda leader globale di servizi professionali che fornisce un’ampia gamma di soluzioni per la gestione dei rischi, della pensione e della sanità. Aon si impegna a proteggere la privacy dei suoi utenti. Questo impegno riflette il valore che poniamo nel conquistare e mantenere la fiducia dei nostri clienti, partner aziendali e altri che condividono con noi le loro informazioni.

A cosa serve questa Informativa sulla privacy?

Questa Informativa sulla privacy (“Informativa”) illustra le pratiche con cui Aon elabora le informazioni. Essa si applica a tutte le informazioni personali che ci sono fornite dagli utenti e a tutte le informazioni che raccogliamo da altre fonti. Questa Informativa dichiara le nostre pratiche e i vostri diritti relativi alle vostre informazioni personali. Non è un documento contrattuale e non crea diritti o obblighi per nessuna delle parti oltre a quelle già previste dalle leggi sulla protezione dei dati.

Questa Informativa non si applica all’utilizzo di alcun sito terzo collegato alla nostra app mobile o al sito web per i membri (“App/Sito web”).

Chi ha la responsabilità delle vostre informazioni?

In tutta questa Informativa, “Aon” si riferisce ad Aon Singapore Center for Innovation, Strategy and Management Pte. Ltd (indicato anche come “noi” o “nostro”), che è responsabile delle vostre informazioni personali (oltre che il titolare del trattamento per le finalità delle leggi sulla protezione dei dati) che raccogliamo da voi o su di voi.

Quando e come raccogliamo le vostre informazioni?

Raccogliamo informazioni personali nei seguenti modi:

  • Da voi e dalle vostre interazioni con l’app e il sito web.
  • Dai nostri clienti, come il vostro datore di lavoro, ove effettuiamo dei servizi per loro.
  • Dalle consociate di Aon, ove forniamo al vostro datore di lavoro servizi correlati.
  • Da dispositivi o app di terzi che voi colleghiate con la nostra app.

Quali informazioni raccogliamo?

Informazioni forniteci

Quando richiedete dei servizi (incluso l’accesso e l’uso della nostra app o del nostro sito web) vi chiediamo di fornire le informazioni accurate e necessarie per permetterci di rispondere alla vostra richiesta. Quando ci fornite informazioni personali le utilizziamo per lo scopo per cui sono state fornite, come dichiarato al momento della raccolta oppure ovvio dal contesto. Per esempio per creare un profilo per la nostra app o il sito web, oppure per calcolare il vostro Punteggio salute o il Punteggio di benessere finanziario. 

Quando forniamo i servizi possiamo raccogliere informazioni personali quali:

  • Dati personali di base fra cui altezza, peso, età, data di nascita, sesso, nome, immagine e dati personali di contatto (indirizzo, località e indirizzo e-mail).
  • Identificatori univoci come ID dipendente, nome utente e password.
  • Informazioni lavorative come stato di impiego, business unit e data di termine del rapporto (per scopi di iscrizione all’app e al sito web).
  • Informazioni finanziarie come coordinate bancarie, importo delle transazioni, data delle transazioni e categoria di acquisto (se si utilizza il Reward Store).
  • Informazioni sensibili come eventuali problemi di salute o ricoveri precedenti, dati sulla storia familiare (specialmente in relazione a salute e ricoveri), informazioni sullo stile di vita e le attività (fra ci i relativi dati GPS). informazioni cliniche e dati simili che permettano di fornire il vostro Punteggio salute e informazioni sulla vostra salute, fra cui alcuni potenziali rischi sanitari basati sulla vostra storia clinica e il vostro stile di vita, nell’ambito dei programmi per il benessere sponsorizzati dal vostro datore di lavoro.

Qualora ci forniate informazioni personali sensibili, ammettete di comprendere e di fornirci l’esplicito consenso a che possiamo raccogliere, utilizzare e divulgare queste informazioni a terze parti appropriate per le finalità descritte in questa Informativa.

Qualora ci forniate informazioni personali su altre persone, come i vostri familiari, dovete ottenere il loro consenso prima di comunicarcele.

Maggiori informazioni sui dati personali raccolti per ciascuno dei nostri servizi, insieme allo scopo e alle basi legali per la raccolta, sono fornite in seguito.

Informazioni raccolte tramite app/sito web

In alcuni casi raccogliamo automaticamente alcuni tipi di informazioni quando utilizzate la nostra app o visitate il nostro sito web, e attraverso le e-mail che possiamo scambiare con voi. Le tecnologie automatiche possono includere l’utilizzo di file di log dei web server per la raccolta di indirizzi IP, “cookie” e web beacon. Ulteriori informazioni sul nostro utilizzo dei cookie sono disponibili nella nostra Informativa sui cookie.

Informazioni raccolte tramite dispositivi mobili

Quando accedete alla nostra app o al nostro sito web sul vostro telefono o dispositivo mobile, possiamo anche raccogliere l’identificativo univoco del vostro dispositivo e l’indirizzo IP del dispositivo mobile, oltre a informazioni sul sistema operativo del dispositivo, il provider dei servizi mobili e la vostra località.

Informazioni raccolte tramite social media

Potete comunicare con noi tramite siti web di social media oppure, utilizzando plug-in o applicazioni della nostra app e del nostro sito web che si integrano con i siti di social media. Potete anche scegliere di collegare il vostro account presso di noi con siti terzi di social media. Quando collegate il vostro account o comunicate con noi tramite siti di social media terzi, plug-in o applicazioni, potete permetterci di avere un accesso continuativo ad alcune informazioni su di voi contenute nell’account (per es. nome, indirizzo e-mail, foto, genere, compleanno, i post o i “like” che avete pubblicato). 

Se pubblicate informazioni mentre interagite con la nostra app o il nostro sito web attraverso siti di social media, plug-in o altre applicazioni, in funzione delle vostre informazioni sulla privacy queste informazioni potrebbero diventare pubbliche in Internet. Potete controllare quali informazioni condividete mediante le impostazioni sulla privacy disponibili su alcuni siti di social media. Per maggiori informazioni su come personalizzare le impostazioni sulla privacy e su come i siti terzi di social media gestiscono le vostre informazioni personali, fate riferimento alle guide sulla privacy, alle informative sulla privacy e ai termini e condizioni di tali siti. 

Come utilizziamo le vostre informazioni personali?

Quello che segue è una sintesi delle finalità per cui utilizziamo informazioni personali.

Condurre il programma di benessere Well One di Aon

  • Per condurre il programma di benessere Well One di Aon sponsorizzato dal vostro datore di lavoro, inclusa la preparazione di report sullo stato di benessere dei dipendenti, come richiesto di volta in volta dal datore di lavoro. Questi report verranno preparati in modo aggregato, per cui il vostro nome e la vostra identità non verranno comunicati al datore di lavoro.
  • Per rendere disponibile l’app e il sito web.
  • Per raccogliere dati sulla vostra salute, il vostro benessere e la vostra attività di fitness, il che ci permette di calcolare il vostro Punteggio salute e il vostro Punteggio di benessere finanziario.
  • Per comunicare con voi via e-mail, posta ordinaria, telefono o notifiche, in base alle vostre preferenze di comunicazione e/o ai metodi che avete scelto.

Conduzione di analisi sui dati

Siamo un’azienda innovativa, che sviluppa prodotti e servizi sofisticati sfruttando l’esperienza maturata in precedenti progetti. Non ci interessa l’analisi di singole persone identificabili e ci impegniamo a garantire la protezione dei vostri diritti e la legittimazione delle nostre attività attraverso l’uso di dati aggregati o altrimenti de-identificati.

Qualora volessimo utilizzare le vostre informazioni personali per finalità non compatibili con quelle per cui sono stati raccolti, chiederemo come necessario il vostro consenso. In ogni caso, bilanciamo il nostro utilizzo legale delle vostre informazioni personali con i vostri interessi, diritti e libertà nel rispetto delle leggi e delle normative vigenti, per fare in modo che le vostre informazioni personali non siano soggette a rischi non necessari.

Segnalazione di informazioni di conformità/fiscali al datore di lavoro

Quando si utilizza Reward Store, l’autorità fiscale può richiedere che comunichiamo i dati di ogni acquisto, in modo che il vostro datore di lavoro possa applicare le appropriate detrazioni fiscali o pagamenti. Forniremo sempre al vostro datore di lavoro solo le informazioni minime richieste, che non includono gli esatti dettagli degli acquisti, ma solo gli importi e le categorie.

Possiamo garantire che nessun altra informazione che condividiate mediante l’app/sito web verrà condivisa con il vostro datore di lavoro

Quali sono le nostre basi legali per elaborare le vostre informazioni?

Tutte le elaborazioni (ovvero, l’utilizzo) delle vostre informazioni personali sono giustificate da una “base legale” per l’elaborazione. Nella maggior parte dei casi, l’elaborazione sarà giustificata dal fatto di essere:

  1. Necessaria per conseguire i legittimi interessi commerciali del vostro datore di lavoro garantendo che l’elaborazione non pregiudichi i diritti e le libertà a voi riconosciute dalla legge sulla protezione dei dati vigente.
  2. Necessaria per l’esecuzione di un contratto: ove necessario per intervenire per rispettare gli obblighi derivanti dai termini del programma benessere Well One di Aon e dei termini di utilizzo della nostra app/sito web
  3. Necessaria per scopi normativi: per permettere il calcolo dei pagamenti impositivi.
  4. In alcune, limitate circostanze, necessaria per finalità statistiche, per esempio per migliorare la comprensione dei trend di benessere e di altri aspetti demografici. Vengono adottate misure adeguate per garantire che ogni eventuale rilascio di dati statistici non includa dati personali che potrebbero ragionevolmente identificarvi.
  5. In circostanze limitate, effettuata con il vostro consenso, per esempio quando la vostra preventiva autorizzazione o richiesta sia necessaria per inviarvi comunicazioni di marketing. Avete il diritto di ritirare il vostro consenso in qualunque momento, senza che questo comprometta la legalità dell’elaborazione basata sul consenso prima del suo ritiro.

Raccogliamo informazioni da minori?

Non forniamo direttamente servizi a minori e non raccogliamo intenzionalmente informazioni da minori.

Per quanto conserviamo le vostre informazioni personali?

Il tempo per cui conserviamo le vostre informazioni personali dipende dalla finalità per cui sono state raccolte e dalla loro natura. Conserveremo le vostre informazioni personali per un tempo non superiore a quello necessario per raggiungere gli scopi descritti in questa Informativa, a meno che la legge permetta un periodo di conservazione maggiore. Abbiamo implementato misure appropriate per garantire che le vostre informazioni personali siano distrutte in modo sicuro, tempestivo e coerente quando non siano più necessarie.

In particolari circostanze potremmo conservare le vostre informazioni personali per periodi di tempo maggiori, in modo da avere una registrazione accurata dei vostri rapporti nei nostri confronti, nell’eventualità di eventuali richieste o reclami, o quando possiamo ragionevolmente ritenere esista la possibilità di una controversia relativa alle vostre informazioni personali o ai rapporti fra noi intercorsi.

Divulghiamo le vostre informazioni personali?

Con altri utenti

Per impostazione predefinita, tutti gli utenti registrati alla nostra app o al nostro sito web sono visualizzati con il loro nome e l’immagine associata al loro profilo. Per quanto riguarda tutti gli altri dati, siete voi a controllare e decidere quali dati devono essere accessibili agli altri utenti. Potete cambiare le impostazioni di privacy del vostro account in qualunque momento, stabilendo chi può essere in grado di vedere determinati dati.

All’interno di Aon

Possiamo condividere le vostre informazioni personali con altre entità, brand, divisioni e consociate Aon per fornirvi dei servizi, fra cui le attività elencate sopra.

Non noleggiamo, vendiamo né divulghiamo in altro modo informazioni personali con terze parti non affiliate per i loro utilizzi di marketing. Non condividiamo le vostre informazioni personali con terze parti tranne che nelle circostanze descritte qui di seguito.

Partner aziendali

Divulghiamo informazioni personali a partner aziendali che ci forniscono servizi specializzati nell’ambito del servizio per il benessere. Questi partner aziendali operano come titolari del trattamento separati e hanno la responsabilità della propria conformità alle leggi sulla protezione dei dati. È necessario fare riferimento alle loro informative sulla privacy per avere maggiori informazioni sulla loro pratiche.

Fornitori di servizi autorizzati

Potremmo divulgare le vostre informazioni a fornitori di servizi che abbiamo incaricato (come elaboratori) di effettuare servizi per nostro conto (in relazione a servizi effettuati per i nostri clienti o a informazioni che utilizziamo per nostre finalità, come il marketing). Questi fornitori di servizi sono contrattualmente vincolati a non utilizzare né divulgare tali informazioni tranne che per quanto necessario per effettuare i servizi per nostro conto o per rispettare obblighi legali. Tali attività possono includere qualunque delle attività di elaborazione che svolgiamo come descritto nella sezione precedente, “Come utilizziamo le vostre informazioni personali”.

Alcuni esempi sono i seguenti:

  • Fornitori di servizi IT che gestiscono i nostri sistemi informatici e di back office e le reti di telecomunicazione.
  • Fornitori di servizi specializzati, fra cui quelli che supportano la nostra app e il nostro sito web.

Queste terze parti proteggono adeguatamente i vostri dati e le loro attività sono limitate alle finalità per le quali sono stati forniti i vostri dati.

Obblighi legali e trasferimento di attività

Potremmo divulgare informazioni personali (i) ove questo ci sia richiesto dalla legge, da procedimenti legali, da statuti, regole, normative o standard oppure per rispondere a una citazione, a un mandato di perquisizione o ad altre richieste legali. (ii) In risposta a un’autorità giudiziaria o a richieste di altri funzionari pubblici. (iii) Se riteniamo che la divulgazione sia necessaria o appropriata per prevenire danni fisici o perdite finanziarie. (iv) In relazione a un’indagine su sospette o reali attività illecite. (v) Nell’eventualità in cui fossimo coinvolti in fusioni o acquisizioni, a favore del nuovo proprietario dell’attività. La divulgazione potrebbe anche essere necessaria per gli audit aziendali o per indagare su un reclamo o un rischio per la sicurezza.

Trasferiamo le vostre informazioni personali in paesi diversi?

Siamo un’organizzazione globale e potremmo trasferire alcune informazioni personali fra paesi diversi, ai nostri fornitori di servizi autorizzati o partner aziendali in altri paesi che lavorano per nostro conto nel rispetto delle leggi vigenti. Le nostre consociate e terze parti potrebbero essere collocate localmente oppure all’estero, in paesi che secondo la Commissione europea non offrono un adeguato livello di protezione dei dati.

Ove ciò avvenga utilizziamo vari meccanismi legali per contribuire a fare in modo che i vostri diritti e le vostre protezioni vengano trasferiti insieme ai vostri dati:

  • garantiamo che i trasferimenti all’interno e all’esterno dell’UE siano coperti dalle clausole contrattuali standard della Commissione europea, che obbligano ciascun membro a garantire che le informazioni personali ricevano un adeguato e uniforme livello di protezione ovunque siano conservati;
  • quando trasferiamo le vostre informazioni personali all’esterno della nostra azienda o a terze parti che ci aiutano a fornire i nostri prodotti e servizi, prevediamo da tali parti obblighi contrattuali finalizzati a proteggere le vostre informazioni personali. Alcune di queste garanzie sono sistemi di certificazione ben noti, come lo Scudo UE-USA per la Privacy, per la protezione delle informazioni personali trasferite dall’UE negli Stati Uniti, oppure clausole contrattuali standard;
  • quando riceviamo richieste di informazioni da parte di autorità giudiziarie o normative, valutiamo attentamente queste richieste prima di divulgare alcuna informazione personale.

Esempi di paesi in cui trasferiamo informazioni personali includono, in modo non esaustivo, Stati Uniti, Regno Unito, Irlanda, Singapore, India, Polonia, Messico, Paesi Bassi e Svizzera.

Qualora desideriate ulteriori informazioni relative alla possibilità che le vostre informazioni siano divulgate a destinatari all’estero, contattateci secondo le modalità indicate in seguito. Avete anche il diritto di contattarci per avere maggiori informazioni sulla protezioni che abbiamo messo in atto (inclusa la copia degli obblighi contrattuali pertinenti, che possono essere riviste per ragioni di riservatezza commerciale) per garantire l’adeguata protezione delle vostre informazioni personali quando esse vengano trasferite come indicato sopra.

Abbiamo in atto misure di sicurezza per proteggere le vostre informazioni?

La sicurezza delle vostre informazioni personali è importante per noi e abbiamo implementato ragionevoli standard di sicurezza fisici, tecnici e amministrativi per proteggere le informazioni da perdita, abuso, modifica o distruzione. Proteggiamo le vostre informazioni personali da accesso, uso o divulgazione non autorizzati adottando tecnologie e procedure di sicurezza come la crittografia e i limiti di accesso. Solo le persone autorizzate possono avere accesso alle vostre informazioni personali ed esse ricevono una formazione sull’importanza di proteggere le informazioni personali.

I nostri agenti e fornitori di servizi sono contrattualmente vincolati a mantenere la riservatezza delle informazioni personali e non possono utilizzare le informazioni per alcun scopo non autorizzato.

Quali scelte avete circa le vostre informazioni personali?

Il vostro account

Potete cambiare le impostazioni di privacy del vostro account in qualunque momento, stabilendo chi può essere in grado di vedere quali informazioni personali. I tipi di informazioni personali che possono essere evidenziati sono i seguenti: Punteggio salute, Punteggio di benessere finanziario, esercizi, immagini (relative a esercizi, profilo e sfondo del profilo) e risultati raggiunti.

Dati sensibili come peso o pressione sanguigna non sono accessibili ad altri.

Sono disponibili le seguenti opzioni di condivisione:

  • Amici (opzione predefinita): solo i vostri amici nella nostra app o nel nostro sito web potranno vedere le vostre informazioni personali.
  • Nessuno: solo voi, come utenti del vostro account, potrete vedere le vostre informazioni personali.

In base alle nostre impostazioni predefinite per la privacy, tutti i vostri amici nella nostra app o nel nostro sito web possono vedere tutte le informazioni personali indicate sopra. Dopo la registrazione, potrete modificare in qualunque momento le impostazioni di privacy del vostro account. Attenzione: a causa della possibilità di stabilire collegamenti verso altri social media, come Facebook, attraverso i vostri amici i vostri dati personali possono essere resi disponibili ad altre persone.

Preferenze di comunicazione

Mettiamo in atto misure ragionevoli per offrirvi delle scelte circa le vostre informazioni personali e le modalità con cui possiamo comunicare con voi.

Profilo

Potete modificare le informazioni di contatto contenute nel vostro profilo dopo avere effettuato l’accesso al vostro account.

Dispositivi mobili

Se in precedenza avete scelto di ricevere notifiche direttamente sul vostro dispositivo mobile ma non desiderate più riceverle, potete gestire le vostre preferenze sia attraverso il dispositivo che tramite le impostazioni dell’app. Se non desiderate più che l’app mobile raccolga alcuna informazione, potete disinstallare l’app utilizzando la procedura di disinstallazione disponibile sul vostro dispositivo mobile.

E-Mail

Potete contattarci tramite e-mail. Includete le vostre attuali informazioni di contatto, le informazioni verso cui avete interesse ad accedere e le modifiche che richiedete.

Qualora non vi fornissimo l’accesso vi comunicheremo i motivi del rifiuto e vi informeremo di eventuali eccezioni che lo abbiano determinato.

Altri diritti relativi ai vostri dati

Pur con alcune esenzioni e in alcuni casi in base all’attività di elaborazione che stiamo conducendo, avete alcuni diritti relativamente alle vostre informazioni personali.

Potremmo chiedervi ulteriori informazioni per verificare la vostra identità e per motivi di sicurezza, prima di trasmettervi le informazioni richieste. Ci riserviamo il diritto di addebitare un costo ove questo sia permesso dalla legge, per esempio quando la vostra richiesta sia manifestamente infondata o eccessiva.

Potete esercitare i vostri diritti contattandoci. Alla luce di considerazioni di tipo legale e di altro tipo, faremo ogni ragionevole sforzo per soddisfare rapidamente la vostra richiesta, o per informarvi che abbiamo bisogno di altre informazioni per soddisfare le vostra richiesta.

Potremmo non essere sempre in grado di soddisfare completamente la vostra richiesta, per esempio quando essa possa compromettere il dovere di riservatezza che abbiamo nei confronti di altri o quando sia legalmente corretto rispondere alla richiesta in modo diverso.

Diritto di accesso

Avete il diritto di accedere alle informazioni personali che conserviamo su di voi. Se avete creato un profilo avrete accesso a queste informazioni visitando il vostro account.

Diritto alla correzione

Avete il diritto di chiederci di correggere le vostre informazioni personali qualora siano imprecise o non aggiornate.

Diritto a essere dimenticati (Diritto all’oblio)

In certe circostanze, avete il diritto alla cancellazione delle vostre informazioni personali. Le vostre informazioni possono essere cancellate solo se i vostri dati non sono più necessari allo scopo per cui sono stati raccolti e non disponiamo di alcuna altra base legale per l’elaborazione di tali dati.

Diritto a limitare l’elaborazione

Avete il diritto di limitare l’elaborazione delle vostre informazioni personali, ma solo ove:

· ne sia contestata la precisione, per permetterci di valutarne l’accuratezza; oppure
· l’elaborazione è illegale ma non volete che esse siano cancellate; oppure
· le informazioni non sono più necessarie per gli scopi per cui sono state raccolte ma ne abbiamo ancora bisogno per stabilire, esercitare o difendere rivendicazioni legali; oppure
  • avete esercitato il vostro diritto e si è in attesa delle opportune verifiche.

Diritto alla portabilità dei dati

Avete il diritto alla portabilità dei dati, il che ci obbliga a fornire le informazioni a voi o altri titolari del trattamento in un formato standard, leggibile da una macchina, ma solo ove l’elaborazione di tali informazioni sia basata (i) sul consenso o (ii) sull’esecuzione di un contratto in cui siate una delle parti.

Diritto a opporsi all’elaborazione

Avete il diritto di opporvi in qualunque momento all’elaborazione delle vostre informazioni personali, ma solo quando tale elaborazione abbia i nostri legittimi interessi come base legale. Qualora sollevaste un’obiezione, abbiamo l’opportunità di dimostrare di avere impellenti legittimi interessi che hanno la precedenza sui vostri diritti e le vostre libertà.

Contattaci

Per ogni eventuale domanda, se desiderate ulteriori informazioni sulle nostre pratiche di gestione della privacy o delle informazioni, se volete parlare di rinunce o di ritiri di consenso o sollevare un reclamo circa un’infrazione dell’Atto o di questa Dichiarazione, contattate il Responsabile della privacy all’indirizzo: sg.privacy@aon.com

In alternativa, indirizzate la vostra richiesta a, Aon Privacy Office – Singapore, 2 Shenton Way, #26-01, SGX Centre 1, Singapore, 068804 o a sg.privacy@aon.com.

Avete il diritto di presentare un reclamo presso la vostra Autorità locale per la protezione dei dati. Potete trovare qui la vostra Autorità nazionale per la protezione dei dati: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/reform/what-are-data-protection-authorities-dpas_en

Modifiche a questa Informativa

Di tanto in tanto, potremmo aggiornare questa Informativa. Qualora accada, pubblicheremo la nuova versione su questo sito e aggiorneremo la data della versione situata in fondo a questa pagina.

Vi invitiamo a consultare periodicamente questa Informativa, in modo di essere a conoscenza delle nostre pratiche sulla privacy.

L’ultimo aggiornamento di questa Informativa è del giugno 2020.